会社の引越し、オフィス移転を担当されたことはありますか？

企業の移転は、数年に一度。大手企業や老舗企業になれば10年、20年振りに移転をするといった会社も少なくありません。ベンチャー企業は、2年、3年に一度のペースで移転をする会社やもっと早い会社もあるかもしれませんが、それでもオフィス移転プロジェクトを任せられる担当者は、社内で数名。経験がある方の方が少ないのは当然です。

自宅の引越しは、経験された方が多いはずです。インターネットで物件を探し、現地を見学。契約の手続きに進み保証人の署名や印鑑証明が必要になり、役所へ行く必要も。

入金、契約が終わっても、現在の住居の解約の手続きや、電気やガス、ネット契約変更、そして引越しの手配に荷造りなどなど家の引越しでも苦労します。

これが、数十名、数百名が利用するオフィスの移転となれば、どれだけ大変なことでしょうか。そして、オフィス移転はどの企業にとっても非常に大きなイベントとなるのは間違いありません。通常の事業を継続しつつ、移転の準備を進め、迅速かつリスクを最小限にできるようなスケジュールを立てる必要があります。

今回、オフィス移転のスケジュール①オフィス移転の準備としまして、解約手続き、原状回復、物件契約に進むまでのポイントを整理しましたのでご紹介します。

【移転プロジェクト】には7カ月の期間が必要に　物件検索から退去まで

オフィスの移転スケジュールは、オフィス物件の検索から、退去までを考えると少なくとも7カ月の期間が必要です。

物件の大きさや契約内容によっては大きくスケジュールは変動し、入居中の物件がレンタルオフィスやシェアオフィスの場合などでは、違ったスケジュールになる可能性もありますので、あくまで参考としてご確認ください。

移転先オフィスの検索、物件確定　6カ月前～4カ月前

①オフィスの解約手続き、契約内容の確認

ビルの契約内容によっても解約手続きのタイミングや方法が異なります。

定期借家契約のように一定の期間、解約ができない、あるいは違約金が発生するケースもあり、近年の大規模物件では定期借家契約が一般的にもなっているので、まずは、現在利用のオフィスの賃貸借契約書を確認し、解約手続きの方法を確認することをお勧めします。

普通借家の場合は、6カ月前に解約通知を出し、退去の意思表示を書面で行うケースが一般的です。

どちらにせよ、賃貸借契約書を確認し、その解約可能日から逆算して解約、移転までのスケジュールをたてましょう。

②原状回復工事の確認

オフィスビルでは、原状回復義務がテナント（借主）側に課せられている場合がほとんどです。

入居した時の状態に戻して返す。こちらも契約書の内容を確認が必要です。

しかし、注意が必要なのは、その先です。工事会社の指定についてです。

多くのビルでは、建物管理の観点からビル側の指定会社（B工事会社）が施工をすることと取り決められています。 まずは、ビルオーナーに原状回復についてのスケジュールを確認しましょう。

・見積り作成期間 ・原状回復の工事期間 ・着工のどれくらい前に発注が必要か

最近では、現状のまま次のテナントにオフィス内装を引き継ぐ居抜きでの退去を交渉してくれるサービスや、原状回復工事の見積に関して、査定するサービスも増えたおります。じっくりと交渉ができるため、早めにスケジュールの確認などを行うように進めましょう。

オフィスの原状回復【注意点も紹介】期間やコストはいくらかかる？

オフィスの原状回復の範囲は住宅の賃貸契約の場合とは異なります。また、オフィスの原状回復には大きな費用が必要となります。そのため、不要な工事まで行ったり、後にトラブルが起こったりなどしないように、オフィスの原状回復についてしっかりと把握しておきましょう。

2021/03/24

③オフィス物件条件設定

オフィスの解約や原状回復の確認、必要な期間が見えてきたら、改めて、オフィス移転の目的を確定し、物件検索の条件を設定していきましょう。

・移転先希望エリア ・広さ（坪数or平米数） ・移転時期 最も検討が難しいのは、広さ（坪数or平米数）です。 オフィスに常駐する人数や、テレワークの状況、今後のオフィス方針なども、現在では重要なポイントです。

そのため、物件検索のタイミングでデザイン会社に声をかけて、働き方や部署構成を伝えながら一緒に検討を進めることもオススメです。 ――――――――――――――――――― ■関連コラム オフィス（事務所）移転での物件契約。オフィスデザイン会社が関わるメリットとは https://designers-office.jp/column/page/index.php?id=951 ―――――――――――――――――――

④物件内覧・契約

物件条件が決まれば、不動産仲介会社などを通じて物件情報を収集しましょう。内覧は候補を絞って行うのが理想的ではありますが、現地を確認することで、表面情報で知りえなかったメリット、デメリットが見える場合もあるので効率的なオフィス移転をするためにも不動産仲介会社などとの連携方法は、とても重要なポイントです。内覧時には、チェックリストを事前に準備し、ビルグレード、やセキュリティなどの設備だけではなく、そのビルにどんなテナントが入居しているのかなどもチェックをすることをお勧めします。 賃貸条件が整った段階で、契約に進みましょう。専門用語も多くでてきますが、不動産仲介会社やビルオーナーにしっかり確認し、曖昧な部分を残さないことが最も重要なことです。 ビルオーナー側も同じ認識になりますので、理解できない契約内容に関しては質問をするなどしっかり確認しましょう。 ――――――――――――――――――― ■関連資料【無料進呈】 「オフィス物件選定チェックリスト」で、届け出が必要な関係省庁をまとめています。ダウンロードしてご活用ください。

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最後に

オフィス移転の準備として、オフィス物件の選定までに行うことをまとめました。オフィス移転成功までは、長い道のりですが、現在利用中のオフィスをしっかりオーナー様にお返しすることも企業としては大切なことです。しっかりと契約書やスケジュール、退去についての項目を確認いたしましょう。そして、移転先の物件が決まってきたタイミングで、レイアウトやプランニングに進んでまいります。