現在入居中のオフィスの解約手続き、原状回復についての確認が済み、移転先のオフィス物件が決まったところで、次は、具体的なオフィスレイアウト、内装のプランニングに進みます。

入居工事着工までに、何を準備すべきなのかをご紹介いたします。

レイアウト・内装プランニング~入居工事着工まで　4カ月前～2カ月前

大きなポイントとしては以下の4点になります。

① レイアウトや内装デザインなど、具体的なイメージをまとめる

② 各種施工会社の選定、発注

③ 電話回線・インターネット回線の移転手続き

④ 移転案内状の手配、名刺、会社案内などの修正手配

それでは一つ一つ詳細に見ていきましょう、

①レイアウトや内装デザインなど、具体的なイメージをまとめる

移転先のオフィスビルが決まり、ここから具体的なオフィスプランを考えていきます。

すでに物件選定の段階でも、オフィス移転が必要となった背景や、こんなオフィスを作りたいというイメージはお持ちかと思います。ここから、それを形にしていきます。

まず、レイアウト要件を固めます。 従来であれば、ワークスペースの収容人数や必要な個室数を決めるところからスタートしていましたが、

現在では、働き方やオフィスの使い方に合わせてプランを立てることが多くなっています。例えば、部署ごとにテレワークや出社率に応じたワークスペースのプランニングを行うことやオンライン会議の割合、社員間・部署間コミュニケーション手段などを整理し、現状の課題の洗い出しを事前に行っておきましょう。

また、現在では、働き方やオフィスの使い方は随時変化していくことが予想されます。その変化に対応できるよう、可変性をどう持たせるかなどの準備も必要となります。

次にオフィスのデザインです。

このオフィスデザインもオフィスづくりの重要なポイントとなっております。 企業ブランディングや社員のモチベーション、働き方改革など、デザインによってもさまざまな相乗効果を生み出し、テレワーク導入等で薄れた社内コミュニケーションを改善することを目的にする企業も少なくありません。

しかし、レイアウトもデザインも全てを自社で考え、固めることは簡単ではありません。

考えや課題を整理することも、専門的な知見を入れながら進めることで、新たな気付きやトレンドにも対応ができます。ある程度、考えや方針がまとまった段階で、オフィス設計の専門会社と協力して、不足している項目の洗い出しも行いましょう。

②各種施工会社の選定、発注

レイアウト要項がまとまり、次に行うのは各種工事会社に内容を共有します。金額の比較のために、相見積もりが必要となる場合もあります。声をかける会社が多くなれば多くなるほど、共有に時間もかかりますので、3社程度の相見積もりで内容を精査することをお勧めいたします。

その際、注意が必要なのは、安いからという理由だけで工事会社を決めるのは避けるべきです。しっかりと内容を理解することはもちろんですが、コミュニケーションの取りやすさや工事会社側のプロジェクト体制も含め、総合的に判断をすることが良いとされています。

③電話回線・インターネット回線の移転手続き

レイアウトやプランニングを進めている中で忘れてはいけないのが電話回線、インターネット回線の移転手続きです。

契約キャリアのプランによっても変わりますが、移転先のビルでの回線開通作業に、1カ月程度の時間が必要となる場合もあります。電話線やLAN線の工事は開通確認ができて完了になりますので、開通時期を工事会社と共有して進めるようにしましょう。また、トラブルがあった際、移転全体の影響がありますので、スケジュールに余裕をもって進めることをお勧めします。

電話番号についても注意が必要です。移転先によっては、同じ電話番号が使えないケースもあります。最近では気にされる会社は減ってきたかもしれませんが、移転先で電話番号が変わるのか、変わらないのかを事前に調べておく必要があります。中には、物件選定にも影響がでる会社もあるので、細かい部分ではありますが、確認は重要です。

④移転案内状の手配、名刺、会社案内などの修正手配

オフィスの移転先が決まり、営業開始までのスケジュールが決まったら、 次はお客様へのご案内へと進みます。お取引のある会社へご移転の案内状を送ることはもちろん、ウェブサイトや名刺、封筒、パンフレット、印鑑等、住所変更に伴い作り直しが必要な物はたくさんあります。自社で変更が必要な備品をリストアップして抜けもれがないよう確認しましょう。また、注意が必要な項目が、住所の表記です。建築中のビルの場合、住所が入居ぎりぎりまで決まらない場合もあります。契約の段階で決まっていないケースもあるので、印刷物を制作する際には、貸主や管理会社に確認を取るようにしましょう。

また、住所決定がされてもweb地図サービス上で反映されるまでに時間がかかる場合もございます。地図の表記についてみ確認をしましょう。オフィス移転には、事前準備や整理しておくことが非常に多く、また移転先のご案内など、関連した細かいタスクも多く発生します。

そして、登場人物が多いのもオフィス移転の特徴です。ビルオーナー、管理会社、不動産仲介会社、内装の会社などなど、、、

オフィス移転のプロジェクトを最初から最後まで伴走できる会社もありますが、プロジェクトに関連する会社の役割がどこからどこまでなのか確認しながら進めることもポイントの一つだと思います。

最後に

さて、移転先のオフィスのイメージが見えてきたら、次は実際の移転作業に現ビルの原状回復を残すだけになりました。しかし、これからがオフィス移転の本番です。