事務所の引越し費用を削減できる時期とは？

事務所の引越しを計画するにあたり、事務所を決定したあと、どのくらい費用がかかるのか気になるポイントではないでしょうか。

引越し費用の削減を考えるに当たって、まずは費用を安く押さえられる最適な時期に引越しをする必要があります。最適な時期は6～8月の夏場です。

6月〜9月は事務所の引越しの閑散期となりますので、引越し費用を安く抑えられる傾向にあります。また、付随して、閑散期であれば賃料も安く抑えられる可能性が高いです。

事務所引越しの繁忙期を避ける

1年を通して個人の引越しに閑散期と繁忙期があるように、事務所の引越しにも閑散期と繁忙期があります。引越し費用を抑えたいのであれば、繁忙期をできる限り避ける必要があります。

事務所の引越しの繁忙期は3月、5月、10月です。ほとんどの企業の決算月が3月もしくは10月であり、決算前に節税も兼ねて引越し費用をコスト計上したいためです。また、5月は、4月の新入社員入社後の体制がひと段落し、大型連休を使って引越ししようとするためです。

上記繁忙期は引越し需要が多く、業者も逼迫しているため、費用が割高になるばかりでなく、スケジュール通りに引越しができなくなる可能性もあります、

事務所の引越しにはどのくらいかかるのか？

事務所の引越しにかかる費用は、大きく分けて2つあります。

1つ目は、引越し費用です。引越しの際、自社の社員で荷物を運ぶことが可能なのであれば、かかる費用は荷物を運ぶ際に借りるトラックのレンタカー台程度です。しかしそのようなケースは稀で、ほとんどの場合は業者に依頼しています。

2つ目は、廃棄物処理費用です。引越しの際は、不要になったデスクや書棚等の廃棄物が出ることがよくあります。廃棄物処理も、業者に依頼するケースがほとんどですので、引越しにかかる費用として考えおく必要があります。

上記2点の相場は、引越し費用社員1人あたり2〜5万円、廃棄物処理2トントラック１台7～9万円程度です。繁忙期の3月・5月・10月では、2倍程度まで上がる可能性があります。

事務所の引越しで見積もりを取るときのポイント3つ

引越し見積もりを取る上で、最低限現在のオフィスから新オフィスへ必要なものを運ぶ作業はもちろん、それ以外にも注意するポイントあります。それは、サポート内容・補償内容・アフターフォローです。

引越し作業のみであれば安く済みますが、このポイントに注意して引越し見積もりを取ることにより、より安心・便利に引越しすることが可能です。

1：複数の業者から見積もりを取る

引越し費用の削減において、複数の業者から見積もりを取ることは必須です。複数の業者の見積もりをとり、上記3つのポイントや作業内容が自社にあっているかどうか、その上で一番安い業者はどこなのかを見極める必要があります。

相見積もりを取ることによって、できる限りミスマッチの可能性を減らしながら、安く済ませることが可能です。

2：引越し業務以外のサポート内容はどうか

引越しの際、物を運ぶ最低限の作業だけでなく、それ以外の付随する業務も含めサポートして貰えるのかも重要です。

具体的なサポート例としては、引越し計画作成・レイアウト・電気工事等の作業です。

上記のような引越し業務以外のサポートもできる業者に依頼する方が、引越し業務のみで費用が安い業者よりも費用対効果が高くなる可能性がありますので、見積もり項目に入っているか確認しましょう。

3：万一の補償の内容は十分か

引っ越しの際に発生する可能性のある、破損・紛失等のトラブル時の補償内容も重要です。

一般的に、引越し作業の中で紛失・破損などのトラブルがあった場合、業者の業務上の責任であれば補償してもらえます。しかし、補償額の上限等の条件が設定されていることが一般的で、業者によって補償内容が異なるため、事前に確認しておく必要があります。

4：アフターフォローがしっかりしているか

引越し完了直後は、リニューアルによる高い満足度が得られます。しかし、数ヶ月後の新事務所に慣れてきたところで不満が出ることがよくあります。

そのような際に、レイアウト調整や内装工事の追加など、事務所内の細かな改善を依頼できるようなアフターフォローがついているかを確認しておく必要があります。

事務所の引越しで気をつけること4つ

事務所の引越しは、個人の一般的な引越しに比べて大掛かりな作業となります。そのため、引越しに当たって費用や業者選定はとても重要なポイントですが、他にも気をつけるべきことは多くあります。

ポイントを押さえてしっかりと準備すればそれほど難しいことではありません。そのポイントについて4つ紹介します。

1：余裕をもって計画を立てる

事務所の引越しに当たって、準備も含め一般的には6ヶ月間かかると言われています。

一般の引越しと違い、事務所の場合は現事務所の原状回復や新事務所のレイアウトなど検討が必要な項目が多いため、確認する期間は長く取りましょう。また、事務所がビルテナントの場合、一般的には解約申告期限を3～6ヶ月前と定められていることが多いため注意が必要です。

2：廃棄物の処理方法を考えておく

事務所引越しの際に不用品が出ることがあります。不用品の中でもデスク・イス等は一般的な粗大ゴミではなく事業系のゴミのため、金属製のものは産業廃棄物となります。

産業廃棄物の処理は、産業廃棄物処理業の許可を得ている業者に依頼するか、買取業者に買い取ってもらうことが一般的です。

業者に依頼した場合、2トントラック1台あたり7～9万円程度発生するため、まずは買取業者に買い取ってもらうことを検討しましょう。汚れているものなどは買取できない可能性も高いので、その場合は廃棄物として処理することで費用削減できます。

3：個人情報を厳重に扱う

引越しの際、大量の書類を処分もしくは運搬する場合、個人情報等の機密情報書類も他の書類に含まれる可能性があります。そのため、事務所引越し時に、個人情報等の機密書類の扱いは十分に注意する必要があります。

引越し時の機密書類の取扱として、機密書類は必ず他書類と混同しないよう別管理にしましょう。

他の書類と同じ段ボールに入れるなど、取扱を同じにすると廃棄や情報漏洩などのリスクが高まりますので、適切な取扱を心がけましょう。できれば社員自らが廃棄・運搬することをおすすめします。

4：貴重品の管理を徹底する

有価証券や金庫等の貴重品に関しても、機密書類と同じく取扱に注意する必要があります。

貴重品に関しても、基本的には業者に運搬を依頼せず、社員で運搬するようにしましょう。これにより、紛失リスクも少なく済み、業者との不要なトラブルも避けることができます。

見積もりのポイントを押さえて最適な業者を選ぼう

事務所移転に際して、特に引越し業者への発注費用の割合が大きくなります。費用の削減はもちろん重要ですが、作業項目やサポート、アフターフォロー等も含め、自社にマッチした最適な業者を選ぶことが重要です。

引越しに当たってのトラブルをできる限り防ぐためにも、見積もり内容を細かく確認し、業者比較しましょう。