オフィスの会議室を作るために最低限必要なものとは？

オフィスには必要とされる会議室ですが、レイアウトするにあたって何が必要なのか、どのようなものを配置すればいいのか悩まれる方も多いのではないでしょうか。今回は、オフィスの会議室を作るうえで必要なものをご紹介します。

1：マルチスクリーン

マルチスクリーンとは異なる映像を同時に多数映し出す方式のスクリーンです。会議において複数の資料を比較検討するのに使用します。

メインの資料にプラスして参考データを表示すれば参加者の理解もしやすく、意思決定にかける時間の短縮にもつながるでしょう。

2：サブスクリーン

サブスクリーンとは、マルチスクリーンと別の面に設置するスクリーンです。会議のアジェンダや参考資料を表示するのによく使用されています。

会議の参加人数や会議室の広さによってはマルチスクリーンと同様の内容を投影し、参加者が同じ方向を向いて会議をすることも可能です。

3：オブザーバー専用の席

オブザーバー専用の席は、会社の方針を決めるなど多人数の意見が求められる会議をするために必要です。

そのようなシーンに備えて人数の増減に対応できるようゆとりのあるレイアウトにし、シンプルな椅子を配置します。

4：プロジェクターなどの機器

プロジェクターとはスクリーンに映像を投影する投影機で、ビジネスにおいてはパソコンの画面からWebページやパワーポイントの参考資料等を表示するのに必要なアイテムです。

会議室の面積によってはスピーカーも必要です。それらの機器はタブレット画面から簡単に操作できる環境制御システムを使用すれば、スムーズに会議を進行させることが可能です。

オフィスの会議室を最適にするポイント7つ

上記では会議室に必要なアイテムをご紹介しましたが、会議を円滑に進められるオフィス会議室をつくるにはどのような点に気を付ければ良いのでしょうか。

もちろん会議室を一からつくるのであれば広さや配置等をはじめ、チェックしなければならないポイントがたくさんあります。また、会議室をデザインするにあたって、スピーディに情報共有できる環境や使用シーンに応じて変化できる空間であることが求められます。

今回はスムーズに会議を進められる会議室をつくるにあたってのポイントをご紹介します。

1：テーブルの大きさは十分にあるか

会議をするうえで、テーブルはパソコンを開いたり、メモしたりする、とても重要な役割を果たします。しかし、テーブルはただ大きいものを配置すればいいわけではありません。参加人数や用途に応じて適切なサイズの製品を選択する必要があります。

会議室をつくるタイミングではまだ参加人数や用途の想定がつかず、悩む方も多いのではないでしょうか。

現在は、スタック式で天板が折りたためるものやキャスター付きで収納が可能なものも販売されているので、必要に応じてレイアウト変更できるようなものを選ぶというのも選択肢の一つです。

会議室の広さや使用シーンに合わせて最適なテーブルを選ぶことが大切です。

2：配置を考える

会議室をつくるうえでは、目的や内容に合わせてレイアウトを検討する必要があります。

配置の仕方には様々な種類があります。「スクール形式」は、学校のように全ての机、椅子が演台の方を向いているレイアウトのことで、「シアター形式」は、映画館のように机は置かず、すべての椅子が前を向いているレイアウトをいいます。

また、机を「ロ」の形に配置し、周りに椅子を置く「ロの字形式」、机を「コ」の形に配置し、同じく周りに椅子を置く「コの字形式」などもあります。

さらに、座席と机の組み合わせを室内に複数つくる「島型形式」や、2つのチームが1列になり、机を挟んで向かい合う「対面形式」、座席で取り囲んだ円卓を室内に複数つくる「正餐形式」など、配置方法は多くあります。

レイアウトは用途に合わせて随時変更は可能ですが、基本は多く使うシーンの配置にするのがベストでしょう。

3：目的に合わせる

会議室を使用する目的は多様にあります。上記の配置形式をもとに、形式別の使用シーンをご紹介します。

「スクール形式」は勉強会や講演会等1名が複数名に授業をする際に使用し、「シアター形式」は入学式、入社式、後援会など筆記を伴わない会合で使用するといいでしょう。

「ロの字形式」は参加者が顔を見合わせ、適度な距離感で意見交換をする会議で、「コの字形式」はモニターを見ながらプレゼン発表や業務報告をしながら進める会議で使用すると、より円滑なコミュニケーションにつなげられます。

「島型形式」はグループごとに作品製作や議論をする場合に使い、「対面形式」は少人数での挨拶や契約を交わすシーンなどが適しているでしょう。「正餐形式」は結婚披露宴やパーティなど洋風のイベントでの使用が最適です。

目的に合わせてレイアウト変更ができるようアイテムを購入する必要があるでしょう。

4：コーポレートカラーを取り入れる

コーポレートカラーとは、企業のイメージを印象付けるために使われている色を指します。
ロゴマークや看板、製品パッケージや広告等を同じ色で統一するイメージカラーの役割を果たします。

会議室をコーポレートカラーを使用したデザインにすると、統一感がでておしゃれな会議室をつくることができます。

5：コンセプトを決める

オフィスをつくるうえでコンセプトを決めることは重要です。

最近では、働き方改革で時間と場所を自由に選択できる働き方を導入している企業も増えてきています。

そのような企業ではオフィス内にオープンスペースを設けて、社員が1人で集中して仕事をしたり、チームで打ち合わせをしたり、パーティやセミナーを開いたり等、様々な用途で使用されます。

とはいえ、そういった企業でも人事面談や重要な商談等のシーンでは間仕切りのある会議室も必要です。

そのため、オフィスに会議室をつくるにあたっては、チームの打ち合わせ等も区切られた会議室で行うスタイルなのか、オープンスペースをメインで使用し、閉鎖的な空間で話すべき面談や商談のみを会議室で行うスタイルなのかを検討し、内装を考えなければならないと言えます。

6：会議室の広さを確認する

会議室のサイズは必ずしも広ければ良いというわけではありません。会議の目的や利便性を考え、そのオフィスに合った会議室をつくることが重要となります。

「お客様をもてなすためなのか」「重要なプロジェクトのプレゼンをするためなのか」「社員の意見を集める会議をするためなのか」など様々なシチュエーションを想定し、広さを検討することが必要です。

7：照明を調整する

会議室の照明は、用途に合わせて明るさを調整するのが良いと言われています。

照明には大きく分けて3つ種類があります。自然光に近い色の「昼白色」、太陽の色に近い青白い色の「昼光色」、白熱電球のようなオレンジ色の「電球色」です。

社内会議や商談のシーンでは、昼光色を使用することで集中力やモチベーションを高める働きがあります。また、プレゼンテーションのシーンでは、昼白色を使用することで聞き手にリラックス効果を与えられます。

そして、じっくりとアイデアを練るクリエイティブ作業やディスカッションのシーンでは、電球色を使用するとリラックス効果があり、アイデアが浮かびやすかったり意見交換しやすかったりする場にできます。

オフィスの会議室を最適にするときの注意点

空間の整った会議室で会議を行うと仕事も捗りますが、最適な会議室をつくるうえでは気を付けなければならない点もあります。注意点を押さえ、最適な会議室の環境をつくりあげたいものです。

すぐにレイアウトが変更できるか

オフィスの会議室は様々な用途で使用されることが多くあります。そのため、用途に合わせてすぐにレイアウトを変更できる配置や家具にしなければなりません。

例えば、机や椅子が重すぎたり、サイズが極端に大きかったりするとスムーズにレイアウト変更することができません。机を動かしやすいキャスター付きのものにしたり、椅子をスタッキング式にしたりすることで用途に合わせてすぐにレイアウト変更ができるでしょう。

窓はついているか

窓のある会議室というのは解放感があります。それだけではなく今のご時世では、コロナ対策の3密を回避するために換気をすることが求められるため、窓のあることは会議室をつくるのに必要な条件となるでしょう。

オフィスの会議室を最適にしよう！

最適なオフィス会議室をつくるには、多くの検討すべき要素があります。どうしてもレイアウト変更するためのスペースが取れない場合や、参加人数が多く会議室のスペースでは足りない場合に、シェアオフィスを使用するという手もあります。

レンタルスペースやコワーキングスペースを展開するリージャスでは全国に拠点があり、東京であれば丸の内・有楽町から渋谷・原宿まで、大阪であれば梅田・新大阪から難波までと、ビジネス街から繁華街まで幅広いエリアでサービスを行っています。

そのようなサービスの活用も視野に入れ、オフィスに合った会議室を検討してみてはいかがでしょうか。