バーチャルオフィスを東京で選ぶ方法7つ|選ぶときの注意点3つも解説

中村 優文(Masanori Nakamura)

目次

  1. バーチャルオフィスとは?
  2. バーチャルオフィスを東京で選ぶ方法7つ
  3. 東京でバーチャルオフィスを選ぶときの注意点3つ
  4. バーチャルオフィス以外で東京にオフィスを持つ方法
  5. 東京都内でもコストを抑えられるバーチャルオフィスを借りよう

バーチャルオフィスとは?

物理的な事務所ではなく、事務所としての機能のみをレンタルすることが可能な、仮想事務所のことをバーチャルオフィスと言います。


バーチャルオフィスは、様々な働き方が広がりつつある現代社会において、事務所の初期投資費用や運営・維持コストをなるべく安くしたいと考えている個人事業主やまだ起業して間もない経営者などから注目を集めています。

バーチャルオフィスの基本的なサービスについて

バーチャルオフィスには場所によって様々なサービスが設けられていますが、基本的なサービスとしては以下のようなものを挙げることができます。


郵便物の受取・転送サービス、電話番号・FAX番号の利用、別途料金が必要な場合がありますが会議室が利用できたり、一定の条件下でデスクの利用が可能であったりと、多種類のサービスがあります。

バーチャルオフィスを東京で借りるメリットについて

一般的には、会社を設立してオフィスを構える場合には費用がかかりますが、それが都内の一等地である東京の港区青山や丸の内、東京駅周辺などであれば「高額な」コストが発生します。


しかし、バーチャルオフィスであれば会社の登記をすることも可能で名刺にバーチャルオフィスの住所を自社の住所として載せることも可能です。


したがって、取引先からの信用も向上し事業を進めやすくなるものと考えられます。

バーチャルオフィスを東京で選ぶ方法7つ

東京には現実のオフィスもたくさん存在していますが、同様に東京には多くのバーチャルオフィスも集まっています。それらの多くのバーチャルオフィスの中から自分(自社)に適したものはそうやって選べば良いのでしょうか。


ここからは、バーチャルオフィスを選ぶ方法について説明します。

バーチャルオフィスを東京で選ぶ方法1:事業に必要なサービスを吟味する

東京においてバーチャルオフィスを選ぶ場合には、自社の事業を運営に必要なサービスのみを選択して契約・利用することが重要になります。


例えば、まれにしか利用しないFAX、来客に対応するための受付の要員、外出時の入電の対応要員、ほとんど利用することのない大型の会議室などは無駄なランニングコストになってしまう可能性があります。


事業を行ううえで本当に必要なサービスは何なのかをよく考えて利用サービスを選択することが重要です。

バーチャルオフィスを東京で選ぶ方法2:オプションに着目する

バーチャルオフィスでは基本サービスに加えて、オプションサービスを提供しているケースがあります。それらのオプションの中で必要と思われるサービスを選ぶことで快適に業務を実施することができるでしょう。


オプションサービスの例は、来客への対応をはじめ、電話転送、会議室貸出、などがありますが、そのサービスの費用を踏まえて、必要なサービスを検討し契約することが大切です。

バーチャルオフィスを東京で選ぶ方法3:料金を見る

バーチャルオフィスの利用料金が格安であれば良い、というものではありません。最安値のバーチャルオフィスであれば、場所やサービス内容もその値段なりの場合があります。


おすすめなのは、立地や提供しているサービス内容と料金のバランスがとれているバーチャルオフィスです。


重要なことは、イニシャルコストだけでなくランニングコストも含めて、料金全体を見て検討することです。

バーチャルオフィスを東京で選ぶ方法4:アクセスしやすいオフィスを選ぶ

東京の中心部でJRや地下鉄の駅からのアクセスが良い場所にあるバーチャルオフィスはやはり料金も高額になってしまいます。具体的には、同じ東京であっても板橋や町田よりも四谷や新橋の方が一般的に料金は高いものと考えられます。


バーチャルオフィスには基本的には執務スペースが用意されていないケースが多いので、毎日のようにバーチャルオフィスに通勤して業務を行うことはないのかもしれません。


しかし、バーチャルオフィスに届いた荷物・郵便物などの受取、来客・会議の開催、などの業務を考慮すると物理的にアクセスしやすい場所に存在しているバーチャルオフィスの方が使い勝手が良いでしょう。

バーチャルオフィスを東京で選ぶ方法5:運営実績をチェックする

バーチャルオフィスが突然倒産や閉鎖をしてしまうと自分の事業にも大きな影響が発生する可能性があります。したがって、バーチャルオフィスを運営している企業の運営実績を確認しておくことは非常に重要になります。


突然のバーチャルオフィスの倒産・閉鎖は、会社の住所登記を変更するのみならず、名刺・パンフレット類の印刷のやり直し、自社のホームページ・ネットショップなどの変更・修正の必要など余計な支出が必要になるケースが多いでしょう。


したがって、同業他社と比較して会員数が多いか、サービスの提供が安定しているか、といった運営の実績をチェックすることは必須と言えます。

バーチャルオフィスを東京で選ぶ方法6:会議室が利用できるか確認する

オプションサービスとして別料金になるケースが多いと思われますが、検討しているバーチャルオフィスで会議室の利用が可能かどうか事前に確認しておきましょう。


理由は、特定の固定化した業務スペースは必要でないとしても、関係者や来客とミーティングを実施する場所が必要となるからです。


喫茶店やホテルのロビーを利用してミーティングをすることも可能ではありますが、いつも場所が確保できる保証はありませんし、打ち合わせ時の会話内容が周りの人に漏れてしまう、ということも不安です。

バーチャルオフィスを東京で選ぶ方法7:立地のブランディング効果を見る

バーチャルオフィスはその立地でブランディング効果を醸成することも可能です。


具体的には、物理的には都心のオフィス街などには費用面を勘案すると自社のオフィスは簡単には構えられないことが多い中において、バーチャルオフィスを構えれば都心の一等地の住所を名刺・ホームページに載せるすることができます。


名刺・ホームページへの住所掲載により、対外的な信用度も高くなると考えられます。

東京でバーチャルオフィスを選ぶときの注意点3つ

バーチャルオフィスとは言え、東京の中心部にオフィスを構えることには先述したように様々なメリットがあります。


都心にバーチャルオフィスを構える際にいくつか注意しておくべきポイントがありますので、3つに分けて解説します。

バーチャルオフィスを選ぶときの注意点1:必須のオプション料金が高い場合がある

東京でバーチャルオフィスを選ぶ際には、提供サービスの内容と料金を確認しておくことが大切になります。


事業を行う上で必須となるサービスがオプションになっていて、しかも極めて高額な料金が必要になっていると想定していた事業の運営予算を超過してしまう可能性があります。


したがって、提供サービスの選択の際には料金やその体系などをきちんと確認することが重要です。

バーチャルオフィスを選ぶときの注意点2:契約期間や更新料などに注意する

バーチャルオフィスの契約に関しては、契約期間が長くなればなるほど料金が安くなるような料金体系が多いようです。また、契約更新・解除の仕組みや更新期間、更新料の要否、なども契約する前に確認しておきましょう。


契約更新のタイミングになって、余計な費用が必要になったということのないように、事前確認を徹底することが肝要です。

バーチャルオフィスを選ぶときの注意点3:設備が最新でない場合がある

バーチャルオフィスを紹介しているホームページなどでは最新の設備を用意していると記載してあっても、実際には設備が最新でないケースがあり得ます。


したがって、かならず現地に行って実際に自分の目でどういった設備が設置されているのかを確認することが大切になります。


設備の状況を確認するのみならず、バーチャルオフィスの実際の雰囲気はどうか、周囲に印象があまりよくない業種が集まっているかどうか、なども実際に見てチェックすることも重要です。

バーチャルオフィス以外で東京にオフィスを持つ方法

これまで説明してきたバーチャルオフィス以外にも、レンタルオフィスやシェアオフィスなど、東京でオフィスを構える方法はあります。


ここでは、レンタルオフィスとシェアオフィスについて、バーチャルオフィスとの相違点や特徴について解説します。

レンタルオフィス

バーチャルオフィス以外で東京にオフィスを持つ方法としてはレンタルオフィスが挙げられます。


レンタルオフィスとは物理的にスペースを区切ってそのスペースを独占して業務を行うことができるオフィスのことです。


利用できるサービスはバーチャルオフィスとほぼ同様のケースも多く、自分だけのスペース(個室など)をレンタルすることになりますので、他人を気にせずに仕事に集中できます。


しかし、物理的なワークスペースの占有になりますので、バーチャルオフィスよりも利用料金が高額に設定されているケースが多いでしょう。

シェアオフィス

前述したレンタルオフィス以外ではシェアオフィスを利用する、という方法もあります。


シェアオフィスとは、広いワーキングスペース(仕事場)を複数の個人事業主や企業が共同で利用できるように貸し出す形式のサービスを言います。


極力コストを抑えて仕事場を確保したい人にとっては適しているサービスですし、他の企業の経営者や個人事業主と知り合える機会も生まれる可能性があります。

東京都内でもコストを抑えられるバーチャルオフィスを借りよう

東京にオフィスを構えるにはいくつかの方法がありますが、それらの中でもバーチャルオフィスは費用面においてもサービス面においてもメリットが多く、選択肢の一つとして検討すると良いでしょう。


バーチャルオフィスを構える際には、提供しているサービス内容を確りとチェックして、オプションサービスを含めた利用料金を確認することが大切です。

監修

執筆者
中村 優文(Masanori Nakamura)
経歴
早稲田大学大学院卒業。大学院時代では未踏スーパークリエータに認定される。その後、三菱地所に入社し物流施設のアセットマネジメントや営業に従事。 不動産業界の知見とエンジニアリングの知見両方を持ち合わせており、estie proのプロダクトマネジャーとして活躍。 フットワーク軽く社内イベントをよく開催する。
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