リモートワークの生産性を上げる方法8選 |おすすめのIT活用法紹介!

中村 優文(Masanori Nakamura)

目次

  1. リモートワークに適している業務とは?
  2. リモートワークを導入するメリット
  3. リモートワークの生産性を上げる方法8選
  4. 生産性向上のためにおすすめのIT活用法
  5. リモートワークを導入して生産性を上げよう

リモートワークに適している業務とは?

リモートワークを導入する企業は増えてきています。リモートワークを導入すれば、いろいろなメリットを得ることができます。しかし、どのような仕事でもリモートワークで対応できるわけではありません。


リモートワークにできる業務にはいろいろな条件があります。その中でも、個人作業であること、セキュリティ面に問題がないことは重要です。そのため、基本的にはデータ入力や資料作成のような事務作業などがリモートワークとの相性が良いでしょう。

リモートワークを導入するメリット

リモートワークを導入すればいろいろなメリットを得ることができます。その1つとして、従業員が会社と自宅を往復する必要がなくなります。


そのため、従業員は満員電車に乗って出勤したり、疲れた体で帰宅したりなどする必要がありません。また、移動時間がなくなるので効率的に仕事を行うことができます。これらのことから、リモートワークを導入すれば生産性を上げる効果を期待することができます。

リモートワークの生産性の現状

リモートワークを導入すれば生産性を上げる効果が期待できます。しかし、現状としては、リモートワークを導入しても想像されるほど生産性は上がっていません。


その理由は従業員の業務管理が難しかったり、従業員間でのコミュニケーション不足が起こったり、快適に仕事をできる環境が自宅に整っていないなど、いろいろなものがあります。


そのため、リモートワークはただ導入すれば生産性が上がるというものではなく、これらの問題や課題などを把握し、適切な方法で活用していく必要があります。

リモートワークの生産性を上げる方法8選

リモートワークは導入すれば生産性が上がるというものではありません。リモートワークを導入して生産性を上げるためには、リモートワークを正しい方法で活用していく必要があります。リモートワークで生産性を上げるためにも、その方法を把握して、実践するようにしましょう。

1:ビジネス情報の共有ルールを定める

リモートワークを導入すると、社内ほど気軽にコミュニケーションを取ることができません。そのため、誰がどのような仕事をしているのか、誰の仕事がどこまで進んでいるのか、仕事に必要な情報を誰が持っているのかなどを把握しづらくなってしまいます。


そのため、仕事を円滑に進めていくためにも、仕事に関する情報はツールを使って誰でも確認できるようにしておいたり、定期的にミーティングを行うなど、共有するためのルールを定めておく必要があります。

2:ITツールを活用する

リモートワークを導入する場合は仕事の情報を共有するためにも、ITツールの導入も併せて検討する必要があります。


リモートワークに必要なITツールには、ウェブ会議、勤怠管理、スケジュール管理などのシステムがあります。これらを導入することで、仕事の情報を共有したり、コミュニケーションを取ったりなどすることができるので、リモートワークも効率的に行えるようになるでしょう。

3:勤怠スケジュールを管理する

リモートワークを導入すれば従業員は出社する必要がありません。そのため、企業は従業員の働いている様子を確認できなくなるので、勤怠スケジュールの管理を行う必要があるでしょう。


もし、従業員の勤怠スケジュールを管理せずに、従業員に仕事を任せてしまうと、逆に仕事効率を落としてしまう可能性があります。


そのようなことを防ぐためにも、ITツールを導入して、従業員が今はどのような仕事をしているのかを把握する必要があります。

4:コミュニケーションを取る機会を作る

リモートワークを導入すれば従業員たちは社内で顔を合わせなくなってしまいます。そのため、気軽にコミュニケーションを取ることができなくなり、簡単な情報のやりとりをするだけでも手間がかかってしまうことがあるでしょう。


そのため、ITツールも導入し、チャットやWeb会議などのシステムを活用して、定期的にコミュニケーションを取る機会を作る必要があります。


もし、コミュニケーションを取る機会を作っておかないと、コミュニケーション不足によって仕事効率が落ちたり、ミスが出たりなどする可能性があります。

5:人事評価の細分化

リモートワークを導入すれば、企業は従業員の勤務態度を把握することができません。また、リモートワークに対応している従業員もいれば、そうでない従業員もいます。


そのため、リモートワーク導入後はこれまでと同じ評価制度では、正しい人事評価ができなくなってしまいます。正しい評価が行われないと、従業員からの不満が出たり、仕事へのモチベーションを下げてしまう可能性もあるでしょう。


そのようなことが起こらないようにするためにも、人事評価を見直して、従業員に合わせて細分化するなど、新しい人事評価制度を作る必要があります。

6:毎日同じ時間に朝礼を行う

リモートワークを導入する場合、コミュニケーションの機会を作る必要があります。そのため、毎日同じ時間にWeb会議やビデオチャットなどのITツールを活用して、朝礼を行うようにしましょう。


朝礼で従業員たちが顔を合わせることで、必要な仕事の情報をやりとりする機会を設けることができます。また、朝礼を行うことでこれから仕事をしなければいけないというスイッチを入れることができ、仕事へのモチベーションが下がってしまうことを防ぐことにも繋がります。

7:仕事の状況を把握する

リモートワークを導入した際に注意しなければいけないことが、情報の共有化です。もし、誰がどのような仕事をして、その仕事がどこまで進んでいるのか把握できていなければ、正確な進捗管理を行うことはできません。


そのため、朝礼だけでなく、別で定期的なミーティングを開いたり、その日の仕事内容を報告したりするなど、企業や上司などは従業員の仕事の状況を常に把握できるようにしておかなければなりません。

8:明確な指示・指導を行う

リモートワークでは社内とは違うので気軽に顔を合わせてコミュニケーションが取れません。そのため、Web会議やチャットなどを使って上司は従業員に指示を出したり、指導したり、従業員同士で必要な情報のやりとりをしたりなどしなければいけません。


しかし、これらは相手の表情が読み取れなかったり、文字では細かいニュアンスが伝わらなかったりなどすることがあります。そのため、指示や連絡がうまくいかず、生産性を下げてしまうこともあるでしょう。


そのようなことを避けるためにも、指示や連絡は明確に伝える必要があります。指示や連絡を明確に伝えるために、曖昧な表現を避けたり、必要なことを箇条書きにしたりするなど工夫しましょう。

生産性向上のためにおすすめのIT活用法

リモートワークはただ導入するだけでは生産性を上げることはできません。リモートワークで生産性を上げるために、企業はITツールを活用して、従業員や仕事の状況を把握できるようにしておかなければなりません。


そのため、リモートワークを導入する際には、併せてITツールも導入する必要があります。リモートワークの生産性を上げるITツールはいろいろとありますが、特に重要なものがいくつかあります。

Web会議の導入

Web会議システムはパソコンやタブレット、スマホなどの端末を通して、ネット上で会議を行うシステムです。カメラを使うので会議に参加している人の様子が確認できるので、会話でのやりとりだけでなく、人の表情を確認できたり、身振り手振りも伝えたりすることができます。


ただし、環境によっては画面が荒くて表情が確認しにくかったり、通信状況が悪ければ映像や音声が途切れてしまったりしてスムーズな会議ができないこともあります。そのため、重要な会議の場で使うのではなく、朝礼や定期的なミーティングなどで活用すると良いでしょう。

モバイル端末の導入

リモートワークでは社外で業務を行うため、パソコンやタブレットなどの端末が必要になります。これらを個人で所有している人もいますが、セキュリティ面の問題上、個人で使っている端末をリモートワークで使うことができない場合も多いです。


そのため、企業はリモートワークを導入する際に、従業員がリモートワークを行うためのノートパソコンやタブレットなどのモバイル端末を準備する必要があります。


また、情報漏洩のリスクを下げるために、それらの端末にはデータを保存しないようにして、社内のリソースにアクセスして作業を行うようにするなど、端末の扱い方や仕事の方法などをルール化しておく必要もあります。

リモートワークを導入して生産性を上げよう

リモートワークを導入すれば生産性を上げる効果が期待できます。しかし、思うように生産性が上がらないという企業もあります。


リモートワークで生産性を上げるためには、正しい活用をする必要があります。そのため、リモートワークを導入するのであれば、生産性を上げるためにも、正しい活用法を事前に把握しておくようにしましょう。

監修

執筆者
中村 優文(Masanori Nakamura)
経歴
早稲田大学大学院卒業。大学院時代では未踏スーパークリエータに認定される。その後、三菱地所に入社し物流施設のアセットマネジメントや営業に従事。 不動産業界の知見とエンジニアリングの知見両方を持ち合わせており、estie proのプロダクトマネジャーとして活躍。 フットワーク軽く社内イベントをよく開催する。
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