オフィスの移転報告をメールでしても大丈夫？

オフィスを移転することが決まったら、取引先や関係者などに伝えておく必要があります。

移転のお知らせの場合は、郵送を使うことが一般的です。この時、メールだけで移転報告を済ませてしまうと、相手によっては失礼と思われてしまいますので注意しましょう。

しかしながら、「郵送したハガキが届かない」「必要な時期までに届かない」などの可能性も考えられます。

そのため、メールだけのオフィスの移転報告は失礼となることはありますが、万が一のことを考え、メールを一緒に送るのは良い方法と言えるでしょう。

ここでは、オフィス移転のメールの書き方について、いくつか注意すべき点を紹介して行きますので、メールを送る際の参考にしてください。

オフィス移転の際のメールの書き方4つ

オフィス移転のメールを送る際には、その正しい書き方を事前に把握しておきましょう。オフィス移転のメールには、いくつかポイントとなる書き方があります。

その書き方を把握していなければ、気がつかないうちにマナー違反になっていたり、伝えるべき内容が正しく伝わらなかったりというトラブルも考えられますので、しっかりとチェックしておきましょう。

1：件名の書き方

メールを受け取ったとき、相手はまず件名を見ます。

件名を見ただけで「オフィス移転に関する重要なメール」と分かるような書き方をしましょう。

もし、件名から重要なメールと判断してもらえなければ、内容の確認を後回しにされてしまう可能性もあります。ビジネスのメールの件名には、書き方のポイントもあるので、しっかりと押さえておきましょう。

簡潔にわかりやすくする

先述の通り、オフィス移転のメールを送る場合は、件名だけでオフィス移転に関する重要なメールとわかるように書く必要があります。

また、画面に表示される文字数には制限がありますので、件名をあまり長々と書いてしまうと途中で画面から切れてしまうこともあります。

これらのことを考慮して、メールの件名は簡潔にわかりやすく付けるようにしましょう。

タイトル付けの例

オフィス移転のメールを送る場合は、「事務所移転のお知らせ」や「事務所移転のご案内」など簡潔につけるようにしましょう。

これらの件名であれば、相手はどこか繋がりのある企業のオフィス移転の知らせと理解できるので、詳しい内容を確認するためにメールを開いてくれます。

2：冒頭部分の書き方

メールでは、いきなり本文に入るような書き方はせず、まず冒頭で「誰」に対して送ったメールであるかを伝えられるよう、宛名を書きましょう。

宛名の書き方は会社名、部署名、役職名、氏名の順で書きます。

また、敬称の「様」も忘れないようにしましょう。なお、メールを一斉送信する場合には、「取引先各位」や「お客様各位」と書きます。

3：本文に記すべき内容

宛名の次は本文を書いていきます。

簡潔な件名を書いたり、冒頭に宛名を書いたりするように、本文にも書き方のポイントがあります。

オフィス移転について伝えることが目的なので、本文ではどのようなことを書けばよいのか把握しておきましょう。

日ごろからのお礼を示す文

本文では、いきなりオフィス移転に関する本題に入るのではなく、まずはビジネスマナーに従って、日頃のお礼を伝えるようにしましょう。

そのため、本文は「いつもお世話になっております」や「平素よりお世話になっております」などで始まることになります。

また、場合によっては自己紹介が必要になることもありますが、その際には会社名と名前を記しましょう。

移転に関わる項目について

日頃のお礼と挨拶、自己紹介が済んだら、オフィス移転に関する本題に入ります。

最初に、オフィスの移転が決まったことを文章で伝えましょう。そして、その移転に関わる項目を箇条書きで伝えます。

このような書き方をすることで、見やすく、分かりやすいオフィス移転の報告ができるでしょう。

本題では、新オフィスの住所や新しい電話番号、移転作業による休業期間などを記す必要があります。以下で、それぞれのポイントを見て行きましょう。

移転先のマップ情報

オフィス移転をメールで伝える場合は、メールという利点を活かして、Googleマップなどで移転先の住所を表示するURLを貼っておきましょう。

マップで新しいオフィスの場所が確認できることで、新住所がどの辺りにあるか、その住所の付近はどのような場所であるかなどを把握しやすくなります。

移転に伴う休業期間について

オフィス移転をする際に休業期間が発生する場合は、必ず取引先に伝えましょう。

取引先が休業期間を把握できていなければ、営業していると思ってオフィスを訪れたり、仕事の連絡をしてきたりしてしまう可能性があります。

場合によっては、取引先のスケジュールにまで迷惑をかけてしまうこともあるので注意しましょう。

4：結びの挨拶の書き方

メールの最後は結びの挨拶で締めます。

オフィス移転の結びの挨拶では、「オフィス移転後も変わりなくお付き合いをしていきたい」ことを伝えるようにしましょう。

そのため、「今後とも変わらぬお引き立ての程、宜しくお願い申し上げます。」のように締めると良いでしょう。

オフィス移転報告メールの例文

オフィス移転の報告メールには書き方があります。まず、冒頭ではいきなり本題に入らず宛名から書きます。

そして、本文ではいきなりオフィス移転について伝えるのではなく、まずは日頃のお礼を伝えるようにしましょう。

本文ではオフィスを移転することを先に伝え、それに伴って変わっている項目を箇条書きで伝えるようにして書きます。最後は結びで締めるようにしましょう。

以下に例文をご紹介しますので、参考にしてください。

株式会社　（会社名）
（部署名）
（担当者）様

平素よりお世話になっております。

この度弊社は業務拡大のため、
下記の通り事務所を移転することになりました。

移転先住所：〒（郵便番号）　（住所）
（マップのURL）
TEL：（電話番号）
FAX：（FAX番号）
休業期間：○○年○○月○○日〜○○年○○月○○日
業務開始日：○○年○○月○○日

これを機に従業員一同さらに努力し、
みなさまの御期待にお応えする決意でございます。
今後とも変わらぬお付き合いのほどお願いいたします。

メールにて恐縮ではございますが、
まずは移転の報告とさせていただきます。

株式会社（会社名）
代表取締役（代表者名）　　社員一同

オフィス移転メールを送るときの注意点2つ

オフィスの移転メールを送る際には、書き方に注意が必要です。また、メールの書き方以外にも、いくつか注意すべき点があります。

それらの注意点を守らないと、相手に失礼になったり、迷惑をかけてしまうこともあるので、事前に把握しておくようにしましょう。

メールを送るタイミング

オフィスの移転メールは、送るタイミングも重要です。オフィス移転は、移転する1ヶ月前には伝えておくようにしましょう。

例えば、取引先の方で請求書や納品書を送る都合がある場合など、オフィス移転が終わってからのお知らせでは間に合いません。

期日までに仕事を終えるために、取引先情報の更新は必須です。また、取引先がオフィス移転のお祝いを送りたいという場合などもあるでしょう。

さらに、オフィス移転を事前に知らせないことを失礼と考える取引先もありますので、適切なタイミングでメールを送るようにしてください。

主要な取引先には案内状を郵送すること

前述の通り、オフィス移転のお知らせは案内状を郵送するのが一般的です。

主要な取引先にはオフィス移転の案内状を郵送し、さらに郵送の手違いや遅れなどに備える目的でメールを送るようにしましょう。

メールでの連絡は手軽なため、それだけで済ませてしまいたいと考える方も多いでしょうが、相手によっては「マナー違反」と感じる場合もあります。

移転後の取引もスムーズに運べるよう、丁寧な対応をすることが大切です。

オフィス移転メールを正しく書いて送ろう

本記事では、オフィス移転の際のメールの書き方について紹介しました。

取引先や関係者などにメールでオフィス移転を伝える場合の、正しい書き方や送り方を知っておくことは社会人としてのマナーです。

オフィスの移転が決まったら、移転メールを正しく書いて取引先に送りましょう。ポイントを押さえたメールの書き方や送り方で、相手に失礼のない対応を心がけて行きましょう。