リモートワークは環境で業務効率が変わる!環境構築で必要なもの6つ

中村 優文(Masanori Nakamura)

目次

  1. リモートワークは環境構築が肝心!
  2. リモートワークで生じる問題5つ
  3. リモートワークの環境構築に必要なもの6つ
  4. リモートワークの環境構築で気をつける5つのポイント
  5. 環境構築をしっかりして快適にリモートワークをしよう

リモートワークは環境構築が肝心!

企業経営者でリモートワーク導入を検討している人は、どのような労働環境を構築すべきか知りたい方も多いのではないでしょうか。


オフィスではなくリモートワークでの勤務に切り替えるとなると通信環境だけでなく、リモート作業をする部屋の環境も整えなければ体調を崩す原因となってしまい、集中力を維持させることが難しくなるので企業全体の生産性を安定させることができなくなります。

リモートワークで生じる問題5つ

はじめに、リモートワークを導入することで生じる問題点5つについて紹介します。


パソコンなどのセキュリティを万全にしておかないと外部から不正アクセスを受けてデータを紛失することになったり、また、クラウドから情報が漏洩する可能性があります。そのため、社員に情報漏洩の危険性を認識させておく必要があります。


また、体調不良を起こさないためにも、リモート作業に適したデスクや椅子を準備しておくことが大切です。

1:不正アクセス

リモートワークで生じる問題の1つ目に不正アクセスが挙げられます。


リモートワークを導入する場合、オフィス外で作業をするので外部から不正アクセスを受けないためにネットワーク環境のセキュリティを向上させ、使用するパソコンのOSも最新のシステムに更新しておく必要があります。

2:クラウドからの情報漏洩

リモートワークで生じる問題の2つ目にクラウドからの情報漏洩が挙げられます。


オフィスではなくリモートワークで作業を行うときにはデータを複数の端末を用いてクラウド上から取り出すことになるので、クラウドシステムがウィルス感染して情報漏洩した場合に備えてリスクヘッジのルールを決めておく必要があります。

3:パソコン・周辺機器の紛失

リモートワークで生じる問題の3つ目にパソコンや周辺機器の紛失が挙げられます。


リモートワークの作業は場所や時間に捉われずに仕事が進められる利点がありますが、自宅以外の場所などに持ち出した際、紙状の資料のほかHDD、USBメモリー、パソコンなどを外部の施設に置き忘れてしまうと情報資産を流出させることになるので注意が必要です。


社員に情報漏洩の危うさを認識させ、リモート作業を行わせましょう。

4:肩こり・腰痛など体の負担

リモートワークで生じる問題の4つ目に肩こりや腰痛などの体への負担が挙げられます。


リモートワークを導入した場合、自宅のデスクで座ったまま作業することが多くなり、長時間、同じ姿勢でいるため肩こりや腰痛などの体調の負担が増えてしまいます。


そのため、リモートワークの管理を行う担当者は社員の健康維持のためにも休憩時間を利用して体をほぐす運動をさせる機会を設ける必要があります。

5:集中力の欠如

リモートワークで生じる問題の5つ目に集中力が欠如してしまうことが挙げられます。


オフィスではない自宅などの場所でリモートワークに取り組むと電話が掛かってきたり、ドアホンが鳴り業務に集中できないことがあります。また、リモートワークだと職場のような緊張感がなくなるのでオフィスにいるときの調子で業務に取り組めない場合があります。

6:オフィスでの仕事とは異なるストレス

リモートワークで生じる問題の6つ目にオフィスでの仕事とは異なるストレスがあります。


職場での仕事がリモートワークに切り変わったことで、リモートでの業務が上司や会社に正当な評価をしてもらえるのか気になったり、オフィスにいるときのように他の社員とコミュニケーションを取ることも難しくなるので精神的な負担となる場合があります。

リモートワークの環境構築に必要なもの6つ

続いて、リモートワークを行う際、リモート環境を構築するために必要なものについて紹介します。


リモートワークを導入するためには、インターネットを介して作業を行うことになるので、インターネット回線と業務に適したスペックを持ったパソコンを用意する必要があります。


また、社員の作業を適切に管理するためにも、勤怠管理のシステムやコミュニケーションツールの導入も不可欠になります。

1:業務用のパソコン

リモートワークの環境構築に必要になるものの1つ目に業務用のパソコンが挙げられます。


いくつものアプリケーションを立ち上げながら、Webカメラによる会議も行うため、高性能なCPUや容量の多いメモリーを搭載している業務に適したパソコンを選ぶようにし、滞りなく業務を進めるためのPC環境を整えておきましょう。

2:インターネット回線

リモートワークの環境構築に必要になるものの2つ目にインターネット回線が挙げられます。


オフィスではなくリモートワークで業務を進めていく場合、インターネット回線が不可欠です。データ容量や通信速度の制限がない光回線の加入をしたり、業務を円滑に進めるために会社側が無線回線を契約してWi-Fiルーターを従業員に配るなどの配慮が必要です。

3:勤怠管理システム

リモートワークの環境構築に必要になるものの3つ目に勤怠管理システムが挙げられます。


勤怠管理システムを導入すれば、パソコンのWebカメラを使って在席確認を行なったり、業務に使っているパソコンのCPUが起動しているか管理できます。


その他にも業務に関係のないサイトへアクセスしていないか確認できたり、打ち込んだ文字が会社にとって好ましくない内容ではないかを知ることもできます。

4:コミュニケーションツール

リモートワークの環境構築に必要になるものの4つ目にコミュニケーションツールが挙げられます。


リモートワークでは実際に顔を合わせずに業務を進めるので、メールや電話だけでは十分なコミュニケーションが取れない場合があります。ビジネスチャットやビジネス用のメッセージアプリなどを活用して円滑にコミュニケーションを取るようにしましょう。

5:VPN環境

リモートワークの環境構築に必要になるものの5つ目にVPN環境が挙げられます。


リモートワーク導入をリスクを軽減させながら進めるためにはインターネット上に仮想の専門線を設定して専用のネットワークを使い、通信を暗号化してコミュニケーションを行うことでセキュリティの高い通信手段が確保できるようになります。


情報漏洩を防ぐためにも、VPN環境の導入を検討しましょう。

6:リモートワーク用の業務システム

リモートワークの環境構築に必要になるものの6つ目にリモートワーク用の業務システムを用意することが挙げられます。


オフィスで使用していた業務に特化したコンピュータを会社の許可を得て自宅で使えるようにしたり、社内の業務システムに社外のネットワークからアクセスして、オフィスの業務ができるよう準備する必要があります。

リモートワークの環境構築で気をつける5つのポイント

最後にリモートワークの環境構築する際、気を付けておきたい5つのポイントについて紹介します。


デスクや照明などは業務効率を考慮したものに交換し、パソコンの置き忘れによる情報資産の紛失を防ぐためにも仕事用とプライベート用に分けて使用することが大切です。


また、社員と定期的にコミュニケーションを取り、生活の乱れを防ぐための勤怠管理を行うことが重要になります。

1:デスク・照明など業務効率に関わるものにこだわる

リモートワークの環境構築する際、気を付けるべきポイントの1つ目にデスクや照明などの業務効率に関わるものはこだわって選ぶことが挙げられます。


オフィスのような作業環境を整えたいのならば使用する机はデスク上の面積が広く重量に耐えられるものを選びます。パソコンを数台載せ、後付けの引き出しやスライダー式のワゴンも利用しプリンターや書類などを置くことができれば作業効率に特化した環境を整えることができます。

2:PC・周辺機器は仕事用とプライベート用で使い分ける

リモートワークの環境構築する際、気を付けるべきポイントの2つ目にPCや周辺機器などは仕事用とプライベート用で使い分けることが挙げられます。


個人のパソコンでリモートワークを行うと十分なセキュリティを備えていないため情報漏洩のリスクがあります。大切な情報資産を失わないためにもプライベート用とは別に高いセキュリティ機能を備えた仕事用のパソコンを用意しましょう。

3:最新のOSなどを導入してセキュリティを強化する

リモートワークの環境構築する際、気を付けるべきポイントの3つ目に最新のOSなどを導入してセキュリティを強化することが挙げられます。


リモートワークでの作業の場合、会社側でパソコンのOSの管理まで行き届かないことがあります。リモートワークを行う社員にはセキュリティの必要性を説き、OSを最新のバージョンへシステムアップさせておくように注意を促しておきましょう。

4:生活の乱れを避けるための勤怠管理の徹底

リモートワークの環境構築する際に気を付けるべきポイント4つ目に生活の乱れを避けるための勤怠管理の徹底が挙げられます。


リモートワークの期間が長くなると、生活のリズムが崩れ体調不良を起こすことが多くなってしまうので、リモートでの作業を管理する担当者は、社員1人1人のストレスチェックや健康管理を行い、必要ならば在宅勤務は週に2、3回までにするなどの配慮が必要です。

5:従業員の精神面のサポート

リモートワークの環境構築する際、気を付けるべきポイントの5つ目に従業員の精神面のサポートが挙げられます。


自宅でリモートワークでの作業を行っていると生活のリズムが崩れたり、異なった環境での仕事が多くなることで精神的に不安定になりやすくなります。リモートでの仕事を管理する担当者は、リモートワークに取り組む社員の精神面をサポートする必要があります。

環境構築をしっかりして快適にリモートワークをしよう

リモートワークを導入した場合の環境構築に必要となるものや気を付けるべきポイントについて紹介しました。


パソコンやインターネット回線の環境を整えるだけでなく、リモートワークを行う社員の健康を維持していくためにもリモートワークに適したデスク選びなどの環境構築が大切です。


また、リモートでの作業はストレスを感じやすくなるので管理者が社員のストレスチェックを行うようにしましょう。

監修

執筆者
中村 優文(Masanori Nakamura)
経歴
早稲田大学大学院卒業。大学院時代では未踏スーパークリエータに認定される。その後、三菱地所に入社し物流施設のアセットマネジメントや営業に従事。 不動産業界の知見とエンジニアリングの知見両方を持ち合わせており、estie proのプロダクトマネジャーとして活躍。 フットワーク軽く社内イベントをよく開催する。
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