オフィス解約予告時に注意すべき5つのポイント

  • オフィス移転お役立ち
  • 2019/11/13

オフィスや事務所を移転する際には、事前に解約をオーナーに通知しなければならないケースが大半です。しかし、この解約予告についてきっちりご存知でしょうか?

そもそも解約予告とは?

解約予告とは、賃貸借契約において賃借人(入居者)と賃貸人(オーナー)どちらか一方からなされる、契約消滅のための意思表示のことです。 一般的には、入居者はオフィスや倉庫なら3~6か月、住居で1~3か月前の申し出が必要です。オーナーからの申し出は6か月程度が多いです。 ただし、オーナーは好き勝手に解約予告ができるわけではなく、正当な理由が必要とされています。また立ち退き料などが発生する場合もあるので注意が必要です。

なぜ解約予告制度があるの?

あなたが今借りている物件を突然解約した場合、その物件のオーナーは明日から家賃収入がなくなり困ってしまいます。このようなことが起こらないよう、入居者が事前に解約予告通知を出すことで、オーナーは次の入居者を探し始めることができます。 また、オーナーから急に解約してほしいと言われてしまうと急いで新しいオフィス探しをしなくてはなりません。 オーナーからの解約予告には正当な理由が必要になってくるので、どちらかというと入居者を守る制度といえます。

解約予告期間の調べ方

ここまでで、解約予告期間の重要性についてはご理解いただけたはずです。解約予告期間を正確に把握していなければ移転スケジュールが組めないので、是非この機会に確認してみましょう。 賃貸借契約書の契約要目表または解約についての条項について記載があるはずなので見てみてください。 また、周辺に解約に関する違約金についても明記されていることが多いので、同時に確認しておきましょう。

オフィス解約予告の注意すべきポイント5つ

オフィスの解約予告については、意外と知らないポイントがいくつかあります。ここではそれらを徹底解説します。

1.移転の目的を明確にしよう

解約には正当な目的が必要です。オフィス移転は大きな金額が動くうえ、一度始めるとなかなかやめることが出来ません。まず初めになぜ移転しなければならないのかを明確にしたうえで、面積やコスト、立地など次のオフィスに求める条件を詰めましょう。

2.現オフィスの契約内容をしっかりと確認しよう

解約予告期間や敷金の返還時期、原状回復の範囲などを確認しましょう。原状回復については下記のコラムをご覧ください。

オフィスの原状回復について徹底解明!

皆さんがオフィスを移転する際に直面する問題は数多くあるでしょう。その中でも「原状回復」については特に頭を悩ませる問題ではないでしょうか。

3.移転スケジュールを明確にしよう

移転時期のあいまいな設定によって家賃を二重に支払うことになる可能性があり大変もったいないです。このような失敗を避けるために、移転時期は明確に決めしっかりと計画をたてましょう。 また、オフィスの移転にはレイアウトの作成や内装工事の手配、各種官公庁への届け出、手続き等さまざまな工程が必要となります。これらをどのタイミングで進めていくか、移転スケジュールを明確に整理して進めていきましょう。

4.解約予告期間は交渉できる!

解約予告期間はオフィスのオーナーとの交渉次第で変更することができます。解約予告期間の短縮は移転コストに直結するものなので積極的に交渉してきましょう。解約予告期間はオーナーのためのものなので、入居者にとっては短いほど二重払いなどのリスクを避けることができます。ただし、各入居者に統一で契約を交わしているオーナーには難しい交渉になるので、無理でも前向きに手続きを進めていきましょう。

5.解約予告は取り消すことができる?

解約予告通知をしたものの、事情が変わったり気に入った移転先が見つからなかったために解約予告を取り消したいと思うこともあると思います。これは現オフィスの次の入居者きあっているかいないかによって変わってきます。次の入居者が決まっていない場合、オーナーも解約を取り消してくれる可能性がありますので、まずはオーナーや管理会社に問い合わせてみましょう。 ただし、次の入居者が決まっている場合は解約の取り消しは難しくなるので、慎重に考えたうえで解約予告通知をするようにしましょう。

オフィス解約・移転にかかる費用相場

オフィスの解約・移転については、思いのほか時間とお金がかかります。前もって知っておくことで無駄を省いたスムーズな移転につなげましょう。

敷金(保証金・預託金)

一般的には賃料の10~12か月分が相場と言われています。ただし、契約によっては、償却費として敷金の中から賃料の数か月分が差し引かれる場合もあるので注意が必要です。

原状回復費

1坪当たり20,000円~30,000円が相場と言われていますが、大型ビルの場合は40,000円以上かかることが多いです。また、オフィスの仕様によって工事の程度が変わるので金額が大きく異なります。

原状回復については下のコラムで詳しく説明しています。

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工事業者の選定や、費用負担についても大きく金額が変わってきます。工事区分を事前に確認し想定外の出費がかからないよう注意しましょう。 工事区分については下のコラムで詳しく説明しています。

確認しておきたいA工事、B工事、C工事

オフィスの内装工事を進めようとする際にA工事、B工事、C工事という言葉が出てきますが、ご存知でしょうか?オフィスを移転したことのある方や不動産関係者以外にはなじみが薄いのではないでしょうか。

入居工事費

入居工事費1坪当たり100,000円~300,000程度です。 立地や規模、どれだけこだわるかによって費用は大きく変わってきます。 また、原状回復の時と同様に工事区分によっても大きく異なるので注意が必要です。

引っ越し作業費

社員1人あたり20,000円~30,000円が一般的です。ただし、家の引っ越しと同様に繁忙期やエレベーターの有無等によって大きく変動します。

その他費用

新しい備品の購入費、住所変更による名刺や封筒の改変費、システム構築費や仲介手数料なども移転時に発生しますので、忘れないようにしましょう。

最後に

ここまで解約予告通知についてみていきましたが、いかがでしたか? 解約予告期間について正確に理解し、解約通知を出すタイミングや移転スケジュールについてしっかりと検討することは、コストダウンにもつながり非常に重要です。今一度解約予告について理解しなおし、適切な判断ができるようにしておきましょう。

これからも、オフィス移転についての皆様の悩みどころについて解説していきたいと思います。

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